文書整理を行う目的

文書整理を行う目的や期待する効果は、必要がないのに保管・保存されている書類を廃棄することや、それによって空いた空間を利用して、生産性の向上をはかること。

そして何よりも、文書整理によってファイリングされた書類は、必要な書類をすばやく探すことができるので、業務効率の向上を期待します。

この文書整理にはコツが幾つかあって、一つは、ファイルを探しやすくするために、同じ系統のものは集めて整理することです。

せっかく見た目を綺麗にしていても、分散して整理されていては、文書整理をした意味がありません。

同じ系統のファイルごとに集められていれば、探す時間が短くて済みます。
並べ方も、大分類→中分類→小分類→目的のファイル、このようにすると探しやすくなるでしょう。

会社などの大きな組織で個人を探すイメージで、会社→課→部→班→個人のような感じで考えると良いでしょう。

文書整理は見た目を綺麗にするだけではありません、仕事がしやすい環境を作ることが目的なのです。